آیین نامه مجموعه سازی و وجین
ماده 1- مجموعه سازی
جایگاه کتابخانه در هر دانشگاه دارای اهمیت بسیاری می باشد، تهیه منابع چاپی، الکترونیکی و راهکارهای تأمین منابع از عملکردهای مهم کتابخانه ها می باشد. کتابخانه از نظر سازمانی در خدمت اهداف سازمان و جهت دستیابی به اهداف و ارتقاء وضع موجود قدم برمی دارد. تأمین منابع امر مهمی است که با محدودیت های گریرناپذیری چون کمبود بودجه و فضای فیزیکی نیز همراه است. لذا، دقت نظر در این مرحله بسیار مهم است زیرا بایستی منابع مورد نیاز گروه های آموزشی تهیه گردد و از سویی از بودجه و فضای موجود استفاده بهینه گردد.
الف- مراحل تهیه منابع اطلاعاتی
- مطالعه سرفصل دروس هر رشته و استخراج منابع
- نظرسنجی از گروه های آموزشی
- کنترل مجموعه کتابخانه به ویژه رفرنس های مهم هر رشته از نظر روزآمدی
- بررسی مجموعه کتابخانه و تطبیق لیست منابع پیشنهادی گروه های آموزشی با مجموعه موجود
- تهیه لیست نهایی
- اقدام به سفارش منابع مورد نیاز
ب- تهیه پایگاه های اطلاعاتی
- بررسی پایگاه های اطلاعاتی مورد اشتراک از طریق کنسرسیوم وزارت بهداشت و قراردادن لینک آنها در سایت کتابخانه دیجیتال
- نظرسنجی از گروه های آموزشی
- بررسی پایگاه های پیشنهادی
- تأمین اعتبار
- انعقاد قرارداد
ماده 2: وجین
هر مجموعه ای جهت به روز بودن و پویایی بیشتر نیاز به بررسی مجموعه در فواصل زمانی منظم دارد؛ حاصل این بررسی به حذف منابع پیشین، جایگزینی منابع جدید و ... است. از جمله اهداف وجین عبارتند از:
- ایجاد فضای کافی و مناسب برای منابع اطلاعاتی
- پویا و زنده نگهداشتن مجموعه
- تسهیل و تسریع دسترسی به منابع به روز
الف. ضوابط وجین
- نسخه های تکراری از یک منبع که مورد استفاده قرار نمی گیرند. با توجه به کارکرد منبع نسخه تکراری مشخص و وجین می شوند.
- منابع آسیب دیده و معیوب. در صورتی که این منابع همچنان مورد تقاضا باشند نسخه های جدید جایگزین می گردد و یا در صورت عدم وجود نسخه جدید مورد صحافی قرار می گیرند.
- منابع اهدایی که با مجموعه سنخیت ندارد.
- کتاب هایی که بیش از 5 سال مورد استفاده قرار نگرفته اند.
- انتشار ویرایش جدید منبع و تهیه ویرایش جدید به تعداد کافی. در این صورت از ویرایش قبلی 2 نسخه نگهداری می شود و بقیه وجین می شوند.
- منابع هسته، مرجع، هنری و تاریخی هر رشته وجین نمی شوند.
ب- اعضای كميته وجين:
- رئیس کتابخانه مرکزی
- کارشناس بخش امانت یا سفارش
- معاون یا مدیر پژوهشی
- نماینده گروه آموزشی یا تأیید وجین منابع گروه آموزشی توسط مدیر گروه آموزشی
ج- مراحل وجين:
- مشخص کردن لیست منابع وجینی بر اساس ضوابط وجین
- تشکیل کمیته و اتخاذ تصمیم لازم جهت هر یک از منابع
- خروج منبع از مجموعه، دفتر ثبت، برگه دان، برنامه
- تهیه صورتجلسه نهایی و تأیید معاونت پژوهشی
- برگزاری نمایشگاه از منابع وجین شده یا ارسال به کتابخانه های درخواست دهنده مانند خوابگاه ها، بیمارستان ها و ...
این آیین نامه در 25/6/1398 به تصویب و تأیید مدیریت امور تحقیقات و فناوری دانشکده علوم پزشکی آبادان رسید و هر سال مورد بازنگری قرار خواهد گرفت.